“要在一分钟内找到需要的全部资料。”这是项目部党支部书记在工作会上对内业资料管理的要求。“设备物资数据录入要求高，稍不留神，很可能就输错数据，所以大家必须耐心、静心、专心‘三心’具备。”这是设备物资部主任刘小聪对于新人首先培养的第一项工作技能。一直以来，百色项目部按照“全面收集、分类整理、优化管理”的基本原则，狠抓设备物资档案管理工作，不断提升档案管理工作制度化、规范化和安全化水平。

加大投入力度，强化日常管理。内业资料管理是工程项目的重要组成部分，有效而清晰的内业管理，健全、规范的内业资料管理制度，对于提高工程质量、保障工程安全、促进工程进度具有重要意义，对工程的现场施工有反馈监督的作用,也可以作为今后工程施工的一种借鉴。

原始性是施工记录的基本属性，随着档案资源的急剧增长和工程项目对档案利用的频繁程度，准确、快速、有效做好内业资料管理成了重中之重。为此，百色项目特地给资料找了个“家”，在办公营地设置档案室，配备档案管理专职人员，内业资料分门别类，保证档案质量，确保各种类别、各种载体的档案集中统一管理，做到从归档保管到利用，再到移交等每个环节都有据可依，为规范、高效地开展档案管理工作奠定基础。

而在项目设备物资的日常工作中，面对最多的无疑是各种各样的资料，采购计划开始，采购的每一环、每一份报价资料、每一次评标、材料的进场、现场的限额领料、设备的报验、安全检查、各类台账，都是留档的过程，也是材料核销的重要依据。面对如此多的资料，如何将资料也有条不紊的归档，如何准确迅速的找到相关资料，是对每一位内业管理者的考验。

明确工作责任，优化管理体制。工程建设过程中，设备物资部持续加强设备物资档案资料的形成、积累、收集、整理和归档管理工作，将档案工作纳入到部门工作计划、纳入到本部门工作议事日程及岗位职责中。

定期收集、整理、归档、装订，保存到档案室，上锁，专人保管，对文件材料齐全、完整、准确、系统负责。设备物资管理工作要将繁琐理得井然有序，而设备物资内业资料管理工作，要在密密麻麻的数字之间，在一张张进出库单之间从容自得。在档案室的加持下，百色项目设备物资资料归档一般在每月月初进行，对上月资料整理，依据设备物资体系文件将资料进行分类，装订成册存档。将所存档的档案按时间顺序进行编号，为每一份档案制作独特的内容标签进行标注，载存放入档案室，确保资料归档准确清晰，一目了然。

同时，设备物资部也定期开展内部资料梳理会议，对设备物资内业资料进行全面系统的检查梳理，针对检查中出现的缺项、漏项，及时查缺补漏。

对标应用标准，推进智慧档案。设备物资资料，必须与大量的单据打交道，数据密密麻麻，稍不留神，极易出错，做好台账记录必不可少，且必须要细心做好基础工作，按照档案编号及档案标注相关内容建立设备物资档案电子台账，物资管理、合同、特种设备、入库出库、制度档、培训、应急预案等多项台账缺一不可，运用Excel强大的分类筛选、计算校对功能，做到分毫不差录入，以确保以最快速度找到任何时间、任何内容归档的物资资料，真正向着“一分钟”这个标准不断努力。

下一步，项目部将逐步完善档案室的各种管理机制，理顺信息化档案管理的工作流程，确保归档质量。